Training need analysis adalah sebuah training yang bertujuan untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh seorang karyawan dalam sebuah perusahaan untuk bisa semakin memaksimalkan kinerjanya dan meningkatkan performanya.

Training ini sedang popular dilakukan oleh banyak perusahaan besar yang memang ingin meningkatkan daya saingnya dalam dunia bisnis Indonesia.

Training Need Analysis ( TNA ) sangatlah penting karena secara tidak langsung akan berkaitan dengan kemajuan perusahaan. Semakin berkualitas sebuah perusahaan maka biasanya memiliki sumber daya manusia yang juga berkualitas tinggi. Dengan melihat apa saja kebutuhan training setiap karyawan maka potensi mereka bisa semakin digali lebih dalam.

Banyak sekali perusahaan yang melewatkan kesempatan untuk memajukan dirinya dengan memajukan karyawannya. Pelatihan memang membutuhkan biaya yang cukup besar apalagi jika dilakukan secara berkala dan berkelanjutan untuk semua jabatan yang ada.

Seringkali dalam sebuah perusahaan muncul banyak masalah baik di dalam lingkup unit kerja maupun secara eksternal.

Permasalahan ini kalau tidak diatasi dengan baik maka akan menjadi benalu yang lama kelamaan akan merusak ritme kerja perushaan yang tadinya sudah berjalan baik. Perkembangan sebuah perussahaan dengan kemajuan yang pesat membutuhkan kerja keras dan kerja sama semua pihak yang ada di dalamnya dan untuk itu perlu sekali adanya pembekalan guna menunjang semuanya.

Banyak perusahaan besar yang berubah menjadi lebih dahsyat setelah mengadakan pelatihan TNA ini secara berkala. Adanya kesenjangan kemampuan, system kerja yang mungkin terjadi antar jabatan dan antar karyawan sering membuat kerja menjadi tidak maksimal.

Ada beberapa hal penting yang bisa seorang HRD lakukan sebagai pihak yang memang mempersiapkan masalah training seperti ini untuk membuat sebuah perubahan yang cukup penting dalam sebuah perusahaan. Hal tersebut antara lain adalah kinerja karyawan, antisipasi system dan tugas serta teknologi yang sedang berkembang dan keinginan perusahaan untuk mendapatkan profit dan kesempatan untuk berkembang lebih besar lagi.

Dalam setiap perubahaan tidaklah mudah. Ada banyak karyawan yang semangat namun ada juga yang sudah terlanjur terlena dengan system kerja yang lama. Namun, hal ini jangan membuat Anda menjadi patah arang untuk terus melanjutkan perjuangan yang ada.

Training sendiri adalah salah satu cara dalam sebuah program pengembangan karyawan dan pegawai di sebuah perusahaan.

Training akan bermanfaat sekali jika dilakukan secara terjadwal dan teratur. Semua jabatan mulai dari yang paling rendah sampai jabatan tertinggi seperti direktur sangat penting mendapatkan training. Tidak ada masa batasan seseorang untuk belajar dan terus berkembang dan ini menjadi hal yang cukup penting. Ada banyak sekali program dan materi training yang bisa dipilih untuk dilakukan setiap perusahaan.

Materi training bisa secara general atau umum atau yang specific yang sesuai dengan bidang kerja masing-masing personal. Tidak bisa dipungkiri bahwa kebutuhan training atau pelatihan masing-masing individu pasti berbeda. Latar belakang pendidikan, lama waktu bekerja, posisi dan jabatan kerja membuat kebutuhan itu berbeda.

Dalam penyusunan Training Need Analysis sendiri memerlukan beberapa tahapan yang cukup penting, yaitu:

• Lihat kembali apa misi perusahaan tempat Anda bekerja. Misi dan rencana yang dimiliki oleh perusahaan Anda seharusnya berhubungan dengan perkembangan yang diharapkan dalam jangka waktu tertentu. HR Training biasanya akan ikut serta dalam pembicaraan mengenai hal ini disaat akan menentukan kebutuhan trainingnya.

• Sampaikan informasi langsung kepada setiap jajaran karyawan yang ada. Karyawan yang baik akan sangat tertarik dan antusias dengan rencana training yang akan dilakukan oleh perusahaan tempat mereka bekerja. Selain itu, seharusnya disaat pimpinan menyampaikan maka mereka akan berusaha memberi masukan akan kebutuhan training apa saja yang memang baik untuk perkembangan karir mereka.

• Kumpulkan data akan kebutuhan training masing-masing personal dan individu serta jabatan. Proses ini akan memakan waktu yang cukup lama karena Anda harus melihat langsung apa saja kekurangan dan kebutuhan masing-masing pegawai. Anda bisa menggunakan cara langsung bertanya kepada yang bersangkutan atau menghubungi atasannya untuk meminta pendapatnya. Namun biasanya yang paling mengerti adalah karyawan sesuai jabatan dan posisinya.

• Lakukan analisis data yang sudah Anda peroleh untuk kemudian di tahapan selanjutnya agar Anda bisa melakukan proses training dan pelatihan. Data yang sudah Anda kumpulkan harus kemudian Anda tuangkan ke dalam system yang ada sehingga nantinya kapan saja Anda membutuhkan data tersebut hanya perlu membuka lagi.

• Lakukan rencana training dan pelatihan yang sudah Anda miliki. Buatlah jadwal training untuk masing-masing divisi dan posisi lalu tentukan tempat dan akomodasi semuanya. Biasanya proses transisi akan membutuhkan waktu dan penyesuaian namun lama kelamaan semuanya akan terbiasa dengan system yang ada. Biasanya karyawan yang sudah berusia lanjut akan merasa sulit saat akan diajak belajar kembali namun tidak perlu ragu untuk terus menjalankan rencana Anda.

Sebagai pihak HRD yang sudah membuat rencana yang melakukan eksekusi, Anda tetap harus selalu memantau dan hadir saat proses training agar bisa melihat sejauh mana perkembangan yang sudah terjadi. Dokumentasikan semuanya dan lakukan filing sehingga semua proses kerja Anda memiliki record yang baik.

Pelatihan tidak harus melulu dilakukan secara formal di kantor namun bisa dilakukan dengan metode outbond untuk pelatihan self awareness dan leadership. Anda juga bisa melakukan training diluar kota untuk kebutuhan materi yang lainnya.

Hal ini akan sangat bermanfaat bagi karyawan karena sekaligus sebagai kegiatan untuk penyegaran dari rutinitas kerja yang membosankan.