Penilaian kinerja atau evaluasi kinerja merupakan sebuah upaya untuk memberikan penilaian terhadap prestasi yang ditujukan untuk meningkatkan produktivitas dari karyawan ataupun perusahaan secara menyeluruh. Namun demikian, tujuan tersebut seringkali tidak bisa tercapai karena adanya proses ataupun format penilaian kinerja dari perusahaan yang kurang bagus dan efektif.
Bila hal ini terjadi maka demotivasi kerja serta pencapaian sasaran yang menurun menjadi sebuah dampak yang akan terlihat dari tahun ke tahun di perusahaan tersebut. Hal inilah mengapa dalam penilaian kerja sebaiknya dilakukan dengan tepat dan berkualitas.
Anda sebaiknya memahami tentang kriteria dan langkah-langkah dalam menyusun sebuah penilaian kinerja di perusahaan sehingga penilaian ataupun evaluasi kinerja tersebut bisa dilakukan dengan baik dan berguna untuk peningkatan produktivitas perusahaan. Kriteria penilaian kinerja bisa efektif ketika dilakukan secara fair dan juga obyektif. Fair di sini bisa diartikan sebagai sesuai dengan standar yang telah disepakati. Dan, obyektif bisa dimaknai sebagai nilai yang diberikan sesuai dengan tingkat dari pencapaian.
Unsur-unsur yang harus diperhatikan supaya penilaian kinerja bisa fair adalah adanya sasaran kinerja yang jelas, adanya sasaran yang telah disepakati bersama, adanya sasaran yang berkaitan dengan uraian jabatan, terjadi pertemuan tatap muka, serta dilangsungkannya sebuah diskusi.
Sedangkan elemen yang harus dipertimbangkan untuk bisa melakukan penilaian kinerja secara obyektif adalah data-data yang tersedia merupakan data aktual, menunjukkan perilaku karyawan yang positif dan negatif, adanya ketegasan dari pihak perusahaan, sistem penilaian yang digunakan merupakan sistem yang terstruktur, formulir penilaian juga tidak rumit, serta memilikikemampuan untuk memberikan penilaian.
Selanjutnya adalah proses penyusunan form penilaian kinerja karyawan yang sebaiknya ditujukan untuk mengukur dua unsur penilaian yaitu unsur perilaku serta hasil kerja. Pada elemen perilaku atau kecakapan hendaknya merujuk pada sebuah evaluasi terhadap perilaku kerja karyawan yang bekerja sebagai bawahan selama ia bekerja.
Aspek perilaku di sini mencakup beberapa jenis kompetensi manajerial seperti aspek leadership ketika ia telah memiliki bawahan, aspek komunikasi dan kerjasama tim, aspek inisiatif kerja, aspek dalam memecahkan masalah, dan aspek dalam perencanaan kerja.
Penilaian terhadap aspek manajerial ini sebaiknya tidak lebih dari sepuluh item karena bila terlalu banyak biasanya justru memunculkan kebingungan dan tidak akan efektif hasilnya. Dalam melakukan penilaian perilaku hanya mengandalkan kemampuan dari pihak atasan untuk memberikan evaluasi yang didasarkan pada observasi dalam kegiatan sehari-hari selama ia bekerja.
Pihak atasa sebaiknya memiliki semacam buku catatan atau diary yang memberikan informasi tentang perilaku bawahannya baik yang menunjukkan kinerja baik ataupun buruk. Hal ini perlu dilakukan untuk meningkatkan obyektivitas dari penilaian kinerja yang dilakukan.
Dalam penilaian kinerja juga memerlukan penilaian terhadap aspek hasil kerja. Untuk melakukan penilaian tersebut perlu disusun Key Performance Indicators (KPI) pada setiap posisi yang ada di dalam perusahaan tersebut.
KPI ini digunakan sebagai parameter dalam mengukur hasil kerja karyawan. Tentu saja, KPI pada masing-masing bagian perusahaan akan berbeda sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki. Dan, setiap KPI tersebut hendaknya disusun dengan disertakan angka target yang jelas dan terukur. Pada setiap akhir tahun, Anda bisa melihat angka pencapaian dari KPI tersebut apakah sudah sesuai dengan target atau masih belum.
Dari kedua penilaian baik penilaian perilaku ataupun aspek hasil kerja nantinya akan digabung untuk menemukan skor penilaian kinerja karyawan secara menyeluruh. Akan lebih baik lagi bila perusahaan melakukan semacam review atas hasil kinerja dari karyawan secara reguler apakah setiap bulan, setiap triwulan, ataupun lainnya. Dengan melakukan proses ini, penilaian kinerja karyawan akan menajdi lebih efektif dan bagus untuk mencapai tujuan peningkatan produktivitas yang sesuai dengan target perusahaan.
Selain mengetahui beberapa unsur ataupun penyusunan form penilaian kinerja karyawan, Anda sebaiknya juga memahami tentang langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menilai kinerja karyawan di perusahaan Anda. Pertama, Anda perlu mempersiapkan data-data yang berhubungan dengan perilaku serta kinerja dari karyawan. Data ini bisa berupa sebuah catatan, laporan, hasil dari bimbingan, ataupun lainnya. Selanjutnya, Anda bisa membuat penilaian dengan menggunakan data-data yang telah dipersiapkan. Penilaian ini dilakukan sebagai draf penilaian sementara namun hendaknya tetap dibuat dengan serius.
Setelah pembuatan draft penilaian sementara selesai dilakukan, Anda bisa melakukan diskusi dengan atasan secara langsung yang tujuannya adalah untuk memutuskan penilaian akhir yang bersifat fair dan obyektif pastinya. Bila Anda sudah mendapatkan penilaian akhir dari diskusi bersama atasan, Anda sebaiknya membuat sebuah pertemuan dengan bawahan atau karyawan yang dinilai. Pertemuan ini hendaknya dilakukan di tempat dan waktu yang tepat dan nyaman sehingga pertemuan tersebut tidakmendapatkan gangguan dari aktivitas ataupun orang lain.
Anda bisa menyerahkan hasil penilaian yang telah didiskusikan bersama atasan kepda karyawan yangbersangkutan. Dalam hal ini, Anda sebaiknya memberikan waktu bagi karyawan tersebut untuk membaca hasil penilaian kinerjanya dengan waktu yang memadai dan cukup.
Setelah ia selesai membaca hasil penilaian, Anda bisa melakukan pembahasan tentang hasil penilaia tersebut. Anda sebaiknya menyampaikan dasar penilaian serta pengukuran nilai Anda dengan menggunakan bahasa yang baik. Tentu saja, Anda sebaiknya juga memberikan kesempatan dan waktu bagi karyawan yang bersangkutan untuk menyampaikan tanggapan ataupun pendapatnya.
Dalam hal ini, bisa saja karyawan memiliki tanggapan yang berbeda terkait penilaian tersebut. Bila hal ini terjadi, Anda hendaknya menerima argumentasi yang disampaikan dan mendiskusikan secara lebih lanjut sehingga Anda menemukan penilaian akhir yang disepakati.
Bila pembahsan tentang penilaian tersebut telah mencapai kesepakatan, Anda sebaiknya juga memberikan informasi tentang rencana pengembangan yang bisa dilakukan karyawan tersebut seperti pelatihan, penugasan, promosi jabatan, ataupun permagangan.
Dalam tahapan ini, Anda dan karyawan yang bersangkutan sebaiknya melakukan diskusi untuk menemukan kesepakatan terkait rencana pengembangan yang akan dijalankan. Hal ini sangat penting untuk dilakukan supaya pengembangan tersebut nantinya bisa berjalan dengan efektif dan lancar.
