Pelatihan SDM biasa juga disebut dengan diklat. Proses pelatihan ini dilaksanakan untuk mengembangkan kinerja yang dimiliki oleh SDM tersebut guna mendukung sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya.
Dalam pelatihan tersebut, tentu dibutuhkan sebuah analisa kebutuhan pelatihan SDM sebagai sebuah data yang dikumpulkan untuk menentukan apa saja kebutuhan yang harus dipenuhi untuk kelancaran dan keefektifan dari pelatihan tersebut. Analisa kebutuhan tersebut juga menjadi dasar penentu atas keberhasilan pelatihan SDM yang akan dilakukan.
Walaupun demikian, tidak sedikit organisasi yang melakukan pelatihan atau pengembangan tersebut tanpa melakukan analisis kebutuhan terlebih dahulu. Resiko sebuah pelatihan tanpa analisa kebutuhan pelatihan SDM pun harus mereka hadapi dengan diklat yang cenderung berjalan tidak efektif.
Ketika analisa kebutuhan dibuat terlebih dahulu, maka pengembangan pelatihan yang dilakukan pasti akan menjadi sebuah solusi bagi masalah yang selama ini terjadi di tempat kerja para SDM tersebut.
Proses analisa kebutuhan sendiri sifatnya berkelanjutan dan dipandang sebagai sebuah upaya mahal yang sebetulnya merupakan cara dalam meningkatkan bottom line dalam sebuah organisasi.
Analisa kebutuhan pelatihan SDM karena informasinya dikumpulkan kemudian dianalisis, tentu rencananya bisa dibuat. Analisa akan menentukan apa saja kebutuhannya, kemudian identifikasi atas apa yang diperlukan dalam pelatihan pun bisa dilakukan. Selanjutnya, pemeriksaan dari jenis hingga ruang lingkup yang dibutuhkan dalam mendukung efektifnya program pelatihan yang dilakukan oleh SDM pun bisa dilakukan.
Dimana, dalam analisa kebutuhan yang dilakukan tersebut, sebuah instansi atau organisasi juga memiliki tujuan dalam mencari informasi mengenai pengetahuan dan kinerja optimal yang dimiliki oleh peserta atau SDM tersebut berikut pengetahuan dan kinerja aktualnya saat ini, perasaan baik peserta maupun orang penting dalam organisasinya, penyebab serta solusi dari semua masalah yang ada.
Untuk analisa kebutuhan pelatihan SDM sendiri, dalam pengertiannya memiliki beberapa arti yang pengertiannya tidak jauh dari upaya dalam menganalisa serta mendiagnosa sebuah organisasi bersama dengan tugas dan para karyawannya. Ada juga pengertian lain berupa proses penentuan sebuah alasan dan akibatnya. Dimana, dalam pengertian tersebut dimaksudkan sama untuk sebuah identifikasi hingga pemilihan yang nantinya akan menghasilkan tentang apa saja yang diperlukan untuk kemudian dikembangkan dan didapatkan hasilnya dari pelatihan pengembangan yang dilakukan.
Terlepas dari berbagai pengertian yang dikeluarkan sebagai teori, analisa kebutuhan atau Training Need Assement, TNA sendiri secara umum diartikan sebagai sebuah proses percobaan dalam diagnostic atau identifikasi dari berbagai kebutuhan sebuah organisasi dimana hasilnya berpotensi untuk dipenuhi dalam pelatihan tersebut. Bahkan, bisa juga yang terjadi adalah sebaliknya.
Alasan TNA harus dilakukan, secara umum ada empat:
1. Mengidentifikasi masalah dalam sebuah organisasi. Manajemen dan kepegawaian harus memahami apa masalah yang dihadapi oleh SDM tersebut guna mendapatkan metode pelatihan yang tepat.
2. Mendapatkan dukungan pihak manajemen. Maka, harus dipastikan bahwa pelatihan yang akan dilakukan bisa memberi pengaruh kepada SDM dengan peningkatan kinerja di tempat kerjanya.
3. Mengembangkan data evaluasi dimana dalam analisis kebutuhan pertama, yang akan dikur pelatih adalah efektivitas programnya.
4. Menentukan biaya serta manfaat dari pelatihan yang akan dilakukan. Sehingga, pelatihan tidak dianggap sebagai sebuah penghambat atau hanya bagian dari membuang-buang waktu dan biaya melainkan sebuah kontribusi penting dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.
Untuk tujuannya, secara umum yaitu:
1. Mengetahui berbagai permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai yang dihadapi oleh organisasi tersebut.
2. Mencari berbagai informasi yang berkaitan dengan kinerja dalam organisasi tersebut.
3. Membantu mencari jalan keluar atau cara dalam menyelesaikan masalah yang terjadi dalam organisasi tersebut.
4. Menentukan perlu atau tidaknya pelatihan atau diklat bagi SDM atau pegawai dalam organisasi tersebut.
5. Memberikan bekal berupa pelatihan dan pengalaman.
Sehingga, akan didapatkan berbagai manfaat antara lain berupa:
1. Masukkan bagi pimpinan organisasi atau institusi tersebut agar lebih meningkatkan lagi kinerja para pegawai atau SDM yang dipimpinnya baik dalam hal kualitas maupun produktivitasnya.
2. Menambah wawasan dan pengetahuan kepada para pegawai atau SDM tersebut dalam memahami ruang lingkup pekerjaannya serta memberikan mereka ukuran akan sejauh mana ketepatan mereka dalam menjalankan tugasnya selama ini.
Melihat dari alasan, tujuan, dan manfaatnya, secara umum dapat disimpulkan juga bahwa dengan adanya analisa kebutuhan pelatihan SDM tersebut, pelatihan yang dilakukan akan lebih tepat sasaran. Analisa merupakan sebuah desain sistem efektif untuk memecahkan masalah dengan pelatihan sebagai jalan pemecahannya. Ketika sebuah pelatihan tidak bisa menghasilkan apapun, maka bisa dipastikan jika desain sistem yang dibentuk tersebut buruk.
Baik manajemen atau profesional dari SDM tersebut juga perlu menyadari bahwa pelatihan bukan sepenuhnya penyembuh atau obat bagi semua masalah yang terjadi dalam sebuah organisasi.
Akan tetapi, pelatihan harus bisa dijadikan motivasi serta alat dalam memperbaiki kinerja untuk merubah kinerja buruk yang selama ini dilakukan. Jadi, dengan kata lain, pelatihan SDM tersebut akan memberikan pengetahuan dan meningkatkan keterampilan yang karyawan atau pegawai pelukan dalam mencapai tujuan organisasi dimana mereka bekerja.
Pelatihan juga tepat dikatakan sebagai sebuah investasi namun bukan diukur atas biaya yang dikeluarkannya melainkan keterampilan dan pengetahuan yang akan diberikan dan ditingkatkannya. Dimana, untuk mendapatkan semua itu sebelumnya Anda memerlukan pendekatan berupa analisis, seperti yang sudah dijelaskan di atas.
Alat yang bisa Anda gunakan untuk melakukan analisa kebutuhan pelatihan SDM yang efektif yaitu dengan wawancara dan observasi. Pendekatan ini akan memberi gambaran yang lebih jelas tentang setiap individu dan kebutuhannya nanti dalam pelatihan yang akan dilakukannya tersebut.
