Materi Pelatihan yang Sangat Lengkap tentang Manajemen Waktu

Perubahan dalam hidup bukanlah orang lain yang mengubahnya namun anda sendiri yang harus mengubahnya. Perubahan nyata dalam hidup anda akan dimulai ketika anda memulai belajar bagaimana mengelola dan mengatur waktu yang anda miliki dengan baik, efektif dan efisien.

Banyak orang yang menyia-nyiakan waktunya untuk hal yang tidak penting sehingga banyak hal yang seharusnya memberikan manfaat bagi mereka yang terbengkalai dan tidak dikerjakan.
Siapa saja yang mengetahui bagaimana mengelola waktu dengan baik maka dia juga bisa mengelola hidupnya dengan baik. Time management yang baik adalah bagaimana mereka memiliki prioritas yang tepat kemudian akan terbentuk manajemen waktu yang tepat untuk hidupnya.

Manajemen akan mempengaruhi kualitas hidup seseorang, bila mereka memiliki manajemen yang tepat maka kualitas hidupnya juga akan tepat sedangkan bila seseorang memiliki manajemen yang buruk bahkan tidak pernah membuat manajemen hidupnya, maka dipastikan dia tidak akan memiliki masa depan yang baik.

Bila sebagian orang telah mengatur waktunya dengan baik namun masih saja tidak bisa menggunakan waktu sesuai dengan jadwal tersebut, maka mereka haus lebih belajar untuk dirinya sendiri.

Kadang yang anda rasakan demikia juga orang lain adalah pemikiran bahwa mereka memiliki waktu yang sedikit, kurang mendapatkan waktu sehingga banyak pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan. Salahkah mereka atau anda? [Baca: Pelatihan Karyawan yang bagus ada disini.]

GRATIS - Ebook Super tentang Strategi Pengembangan SDM dan Karyawan. Download sekarang.

A. Management
Bila mendengar kata manajemen tentu semua orang sudah tak asing lagi terutama mereka yang bekerja pada manufactur atau perusahaan industri. Manajemen memang menjadi bagian penting dalam hidup bahkan dengan manajemen semua orang bisa lebih baik dalam menjalani hidup. Keberhasilan suatu perusahaan pun tidak lepas dari namanya manajemen yang baik.

Manajemen berasal dari bahasa Prancis konu yaitu menagement yang memiliki arti mengatur atau melaksanakan. Cakupan manajemen ini sangat luas bukah hanya manajemen waktu seperti apda uraian diatas, namun bila anda mempelajari tentang manajemen, banyak hal yang membutuhkan manajemen tersebut.

Sebagai contoh, dalam suatu perusahaan ada beberapa manajemen yang terbagi sesuai dengan bidangnya. Manajemen pemasaran, manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan dan masih banyak lagi ilmu terapan dan ilmu dasar yang membutuhkan manajemen. Waktu pun juga harus diatur dalam bentuk manajemen waktu yang tepat. [Baca pula: Program Pelatihan Manajemen SDM ]

B. Pengertian Time Management

Time management adalah bagian penting dalam hidup anda, benarkah? Coba apa yang akan anda lakukan bila mendapatkan waktu 1×24 jam tanpa suatu pekerjaan atau anda terbebas dari pekerjaan apapun? Bila anda seorang yang sayang akan waktu dan tidak ingin menyia-nyiakanya maka pergunakan waktu tersebut dengan baik untuk menghasilkan sesuatu yang berguna. Disinilah anda benar-benar membutuhkan manajemen waktu yang baik.

• Manage dan Time
• Manage artinya mengatur atau mengelola

Time artinya mengatur waktu dalam satuan waktu terkecil, dalam detik, menit,jam, hari,minggu, bulan dan tahun. Time manajement harus dilakukan dalam satuan waktu terkecil, detik, menit, jam, dan seterusnya.

Pengertian Umum dari Time Management:
• Suatu usaha untuk pemanfaatan secara efektif bagian-bagian dari waktu untuk melakukan aktivitas tertentu.
• Target telah ditentukan pada jangka waktu tertentu dimana pekerjaan harus bisa diselesaikan
• Usaha semaksimal mungkin untuk pencapaian target

C. Teori Time Management
Dalam mempelajari,memahami, mengatur, mengelola dan menjalankan manajemen waktu yang tepat maka seseorang harus memiliki target atau tujuan yang akan dicapai saat menjalankan semua yang direncanakan tersebut.

Ada beberapa target dari time management yang harus diperhatikan diantaranya adalah:

1. Membuat data aktivitas pekerjaan yang dimaksud
2. Menentukan berapa besar skala prioritas dari tiap pekerjaan yang diatur
3. Memilih pekerjaan yang mendesak yang berhubungan dengan deadline

GRATIS - Template Tabel Performance Appraisal Berbasis KPI dan Panduan Balanced Scorecard. Download sekarang.

4. Melekatkan daftar pekerjaan prioritas pada urutan paling atas agar bisa segera dikerjakan
5. Meletakkan daftar pekerjaan yang kurang prioritas dibawahnya

Semua target diatas memang menjadi suatu keharusan bagi anda bila ingin segera mengubah hidup dengan memaksimalkan penggunaan waktu. Time management sebenarnya bisa didefinisikan berdasarkan teori yang berkembang sebelumnya. Dalam teori tersebut ada beberapa tujuan dan juga penjelasan yang lebih terinci.

Tujuan Teori Time Management:
• Mengatur, merencanakan, menjadwalkan pekerjaan, tugas maupun kegiatan yang diharapkan.
• Memberikan hasil yang maksimal, efektif dan efisien jika pelaksaannya sungguh-sungguh
• Harus dijalankan dengan disiplin yang tinggi
• Tiap individu memiliki komitmen yang tinggi
• Tiap individu harus mematuhi dan menjalankan time management yang telah ditetukan

• Teori Time Managemen Pareto
Maajemen waktu akan terbentuk ketika ada beberapa orang yang paling efisien untuk melakukan pekerjaan mereka dalam jangka waktu tertentu sehingga berperan penting dalam produktivitas kerja.

Teori Time Management Pickle Jar
Teori yang sangat sederhana untuk dimengerti dan dilaksanakan, hal yang berhubungan dengan teori ini adalah hobi, tujuan dan waktu. Dedikasi lebih banyak waktu untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Teori ini juga mengajarkan cara yang tepat untuk memanfaatkan dan mengelola waktu baik dari hobi maupun tugas sehari-hari. Penerapannya anda cukup mengikuti jalur yang benar sehingga bisa mencapai hasil maksimal.

Teori Time Management Abraham Maslow
Teori ini tidak menentukan periode waktu yang diperlukan dalam pencapaian tujuan. Teori ini memahami betapa pentingnya elemen periode waktu dalam hidup dan menetapkan jangka waktu untuk pemenuhan berbagai kebutuhan. Motif untuk mendapatkan uang sehingga mampu mengurus keluarga dan kebutuhan lainnya adalah bagian dari perkembangan teori Abraham Maslow untuk meningkatkan standart hidup dengan memuaskan diri dengan berbagai cara.

D. Prinsip Time Management
Time management adalah kunci bagi siapa saja yang ingin mengembangkan semua potensi dalam diri dengan pemanfaatan waktu yang efektif dan efisien. Beberapa prinsip dalam time management diantaranya adalah:

Aktif
Menerapkan beberapa prinsip yang sangat penting dari time management
• Set Goal
• Menjaga fokus

Apakah anda benar-benar memusatkan pikiran pada tujuan yang ingin dicapai? Jika anda ingin sukses maka fokuskan tujuan anda dan jangan menyiakan sedetik pun dari waktu yang dimiliki untuk main-main.

Membuat tenggang waktu yang realistis
Jangan lupakan tentang batasan dimana anda bisa meluangkan waktu sejenak untuk bersantai.

• Do it
Setelah anda memutuskan rencana yang terfokus maka lakukan dari sekarang apa yang telah adna tuliskan pada agenda. Manajemen waktu adalah kunci kesuksesan anda, dan ikutilah beberapa langkah dibawah ini:

 Membagi serta mengerjakan apa yang harus anda lakukan
 Memecahkan tugas besar menjadi beberapa tugas kecil dengan memberikan tenggang waktu yang realistis

 Mengatur sumber daya manusia yang dimiliki
 Abaikan perintah atau aturan yang mengganggu fokus utama

 Luangkan banyak waktu untuk belajar bagaimana melakukan hal yang besar sendiri
 Jangan menunda-nunda pekerjaan

 Manfaatkan peluang yang ada dengan sebaik-baiknya
 Hindari pemborosan waktu

Keseimbangan hidup yang baik
Hidup harus seimbang sekalipun anda ingin memanfaatkan waktu dengan baik. Bukankah manusia bukan robot dan anda pun juga bukan seorang robot buatan Jepang atau Amerika? Jadi, time management memang tetap berlaku namun jangan luppakan keseimbangan hidup dengan cara memberikan beberapa waktu untuk diri sendiri agar lebih santai dan menikmati hidup diluar tekanan pekerjaan.

E. Manfaat Time Management

Sadarilah bahwa manajemen waktu yang anda rancang dan lakukan saat ini akan meberikan manfaat yang luar biasa baik secara langsung maupun tidak langsung.

Akan terlihat hasilnya seseorang yang bisa me-manage waktunya dengan baik dengan seseorang yang tidak pernah mau tahu tentang waktu yang dimilikinya salam satu hari. Cukup membuat selembar kertas kerja dan nementukan jadwal yang tepat maka anda bisa merasakan betapa berartinya tiap detik waktu yang anda miliki.

Berikut beberapa manfaat time management:

Meningkatkan produktivitas kerja
Memfokuskan perhatian dengan sepenuhnya untuk mencapai keberhasilan atas pekerjaan tersebut. Anda memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang paling utama.

Memperbaiki hubungan masing-masing individu
Perusahaan akan berjalan dengan harmonis serta memiliki semangat kerja dan kebersamaan yang tinggi. Hubungan baik akan terbentuk antar team dan akan meluas hingga ke luar kantor. [Baca: Manajemen Team Work ]

Meningkatkan kepuasan dalam bekerja
Meningkatnya suatu kinerja berarti semakin banyak pekerjaan yang terselesaikan dengan begitu kepuasan kerja juga semakin meningkat.

Menghindari kecemasan
Manajemen waktu yang baik dapat mengurangi kecemasan dan ketegangan dalam bekerja. Pengelolaan informasi dalam dilakukan dengan jernih sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan baik.

Produktivitas yang lebih sehat
Tingkat kecemasan dan ketegangan kerja akan berkurang sehingga bisa meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja semakin meningkat.

F. Mengatur Time Management

• Tetapkan tujuan dan cita-cita hidup anda
Mengapa anda hidup, untuk apa anda hidup, apa yang anda inginkan dan apa yang anda harus lakukan.

Tulis semua itu dalam buku dengan catatan menetapkan tujuan yang realistis dan terukur dengan kemampuan anda sendiri.

Buat perencanaan
Buatlah rencana yang cermat tentang apa yang anda inginkan dan lakukan untuk mewujudkan tujuan. Perencanaan akan memudahkan anda untuk menargetkan beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan.

Pembatasan rencana
Batasi rencana anda karena perencanaan yang terlalu banyak justru membuat anda stres dan frustasi. Rencana yang banyak dan tidak menghasilkan, hal ini justru akan membuat manajemen waktu yang anda buat semakin kacau dan tentu saja hasilnya akan nol besar.

Buat prioritas
Setelah membuat suatu perencanaan barulan membuat daftar mengenai hal-hal apa saja yang harus anda capai dalam waktu yang dekat tersebut. Anda bisa belajar bagaimana mengatur prioritas yang baik dan efisien. Letakkan pekerjaan utama berada di peringkat atas dari schedule kerja yang dibuat. Anda bisa memulai bekerja secara sederhana namun dengan pikiran yang cerdas untuk mengerjakan pekerjaan utama.

• Luangkan waktu untuk hal yang penting
Jangan lupakan hal yang membuat anda senang, karena ini adalah hal yang sangat penting bagi anda. Sekalipun memiliki banyak rencana yang akan anda kerjakan, jangan lupakan hal penting yang anda senangi.

Terlalu banyak anda terforsir dengan waktu dan pekerjaan maka anda akan mudah berada dalam titik kejenuhan yang bisa menimbulkan stress.

Cara terbaik yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan sedikit waktu untuk bersantai, tidur atau melakukan hal diluar pekerjaan yang terjadwal setiap hari.

G. Kelompok dalam Time Management
Tidak semua orang bisa menjadi kelompok orang yang berhasil mengatur waktu mereka dengan baik. Ada beberapa orang yang justru sangat jauh dari kesuksesan dan ini bisa dilihat dari bagaimana mereka mengatur waktu yang dimiliki setiap hari. Beberapa orang mungkin akan membuat waktu mereka menjadi ladang emas namun banyak orang yang justru menggangap waktu mereka adalah untuk bersenang-senang.

Berikut beberapa kelompok orang yang termasuk dalam time management:

• Orang yang telah sukses
Cobalah anda melihat beberapaorang yang telah sukses disekitar anda, apakah mereka banyak meluangkan waktu untuk bersenang-senang dan melakukan hal yang tidak begitu penting?

Yang mereka lakukan adalah bagaimana mengatur semua kegiatan sebaikmungkin dan meminimakan waktu yang dianggap tidak penting. Sukses yang mereka dapatkan saat ini bukanlah karena mereka mendapatkannya secara instan namun mereka mendapatkannya dengan jerih payah dan tidak akan membuang waktu begitu saja tanpa hasil.

Orang yang telah sukses akan melakukan beberapa hal dibawah ini:
 Mengatur kegiatannya dengan efektif dan efisien
 Pengendalian waktu yang terencana

 Meluangkan waktu luang untuk istirahan dan belajar
 Memiliki etos kerja yang bagus

 Memiliki jiwa yang tegas dan lebih tenang

• Orang awam yang sibuk
Orang yang sibuk belum tentu mereka menghasilkan sesuatu yang berguna bagi dirinya maupun orang lain. Kesibukan mereka kadang hanya digunakan untuk hal yang tidak penting bahkan mereka sering melakukan pelanggaran terhadap apa yang seharusnya mereka patuhi. Banyak waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan tugas tapi hasilnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.

Orang awam yang sibuk mereka akan melakukan beberapa hal dibawa ini:

 Sering melanggar jadwal kerjanya
 Waktu yang mengendalikan mereka
 Sibuk namun tidak membuahkan hasil yang maksimal
 Kehidupan dalam rutinitas harian

• Orang rugi yang menyiakan waktunya
Kelompok berikutnya dalam time management adalah orang yang membuang waktunya tanpa kegiatan apapun. Mereka sering disebut pemalas yang hanya berangan-angan ingin membagun sesuatu. Waktu yang terbuang sia-sia dan tanpa hasil, itulah orang yang jauh dari sukses.

Orang rugi yang menyiakan waktu mereka biasanya sering melakukan beberapa hal dibawah ini:
 Tidak memiliki jadwal yang jelas
 Sibuk tanpa adanya prioritas
 Membuang waktu dengan percuma
 Hidup tanpa perencanaan untuk sekarang,esok dan masa depan
 Sering mengeluh dan menyalahkan orang lain

Membangun Time Management
To do list
Menguasai semua rencana yang harus anda kerjakan
Mencakup semua pekerjaan atau tugas saat ini dan tugas yang harus diselesaikan segera.

Don’t afraid to say NO
Jangan takut menolak dan mengatakan tidak terhadap tugas yang dirasa tidak mampu anda kerjakan. Pekerjaan yang tidak bisa anda lakukan justru membuat anda semakin stress dan tidak berhasil.

SMART ( Specific, Measureable, Achievable, Reasonable, Timeline)
Merencanakan tugas atau pekerjaan yang paling sulit pada awal minggu agar saat akhir pekan anda lebih santai.

Merencanakan dan mengatur prioritas
Belajarlah untuk mengatur dan merencanakan secara efektif dan efisisen semua prioritas anda. Letakkan tugas utama pada daftar pertama.

Membagi tugas besar dalam beberapa tugas
Membagi tugas menjadi bagian yang lebih kecil untuk meringankan penyelesaian tugas yang lebih besar
Semua aktivitas bisa terselesaikan dengan cepat dan maksimal serta memuaskan

Hindarilah menunda pekerjaan
Menunda pekerjaan membuat pekerjaan semakin menumpuk dan meningkatkan stress
Kerjakan pekerjaan yang ada dengan segera agar tidak terjadi kekeliruan

Mengatur waktu untuk kegiatan tak terduga
Revisi ulang semua kegiatan untuk menentukan kegiatan tak terduga dari kegiatan sehari-hari

Dalam manajemen waktu hanya ada 3 langkah yaitu:
• Menentukan target yang jelas dan terprogram
• Penyusunan rencana dengan baik step by step
• Memanfaatkan waktu seefisien mungkin untuk menyelesaikan pekerjaan

GRATIS - Template Tabel Performance Appraisal Berbasis KPI dan Panduan Balanced Scorecard. Download sekarang.